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仕事を先送りしないデキる総務人事になる3つの簡単な方法とは?

できる総務人事

「あの仕事を先送りせずに取りかかれていたら・・・」

と、後悔したことがないでしょうか?

毎日押し寄せてくる細かな仕事。

上司からおりてくる急ぎの仕事。

このような仕事を優先して、やるべき重要な仕事を先送りにしてしまう。

仕事を先送りにすると残業が増えるし、締め切り直前に詰め込んでも質のよくないアウトプットで終わってしまう。

先送りせずに取りかかれていたら、もっとよいアウトプットになったはずなのに・・

と、思ってもあとの祭り。

今回は、先送りせず確実に仕事を前に進めていく方法をお伝えします。

結論
  • 将来の「痛みと快楽」をイメージする
  • 2つの締め切り日を設定する
  • 仕事に少しだけ取りかかる
目次

仕事を先送りしてしまう理由

仕事を先送りする人

誰しも重要な仕事ほど早めに取りかかっておきたいと思うはずです。

でも、なぜ先送りにしてしまうのでしょうか?

主な理由を3つ上げてみます。

重要で大変な仕事のため手をつけにくい

人事考課の目標や部署の中長期目標などは、重要で大変な仕事になります。

未経験の仕事だったり、厳しい目標設定になっているなどハードルが高いものも多い。

だから、尻込みして腰が重くなるし、目標達成まで長期間にわたるのでモチベーションも続かない。

その結果として、重要で大変な仕事を避けて、目の前にある簡単な仕事や緊急の仕事を優先してしまう傾向にあります。

まだ時間があると楽観視する

毎日忙しくて余裕がないと、締め切りの近い仕事しか目に入らなくなります。

それに重要な仕事でも締め切りがまだ先であれば「まだ時間があるから大丈夫」

と、手をつけないこともありますよね。

また、締め切り間近に取り組んだ仕事がうまく進んだ経験をもっていると「次も大丈夫だ!」と考えてしまいがちです。

そのときに緊急の仕事が入るかもしれないのに、そんなリスクは考えていないなど、総じて楽観視している傾向にあります。

ストレスになる仕事を増やしたくない

現状でさえも絶えず仕事が押し寄せてくるのに、さらに集中力が必要となる作業や人との交渉ごとが加わると、ストレスを抱えることが目に見えています。

そうしたストレスを回避したい気持ちが出てくるため、仕事に対して後ろ向きになってしまいます。

この他にも理由はあるでしょうが、

  • 自分の得意でないこと
  • 未経験なこと
  • ストレスが予想されること

などは、誰しも避けたいと思ってしまいますね。

やる気では先送りを止められない

それでも、仕事は進めていかなければならないので、なんとか「やる気」で乗り切ろうとすることもあります。

もちろん、やる気で乗り切れることもあるでしょうが

「よしやるぞ!」と自分を奮い立たせたとしても、肝心の「やる気」がわいてこなかったり、

わいたとしても一瞬で燃え尽きてしまった経験のほうが多いのではないでしょうか?

「よしやるぞ!」だけでは、いつまで経っても先送りをやめられません。

仕事を先送りしない3つの簡単な方法

そこで今回は、仕事を先送りしない3つの方法をお伝えしていきます。

①将来の「痛みと快楽」をイメージする

将来の痛みをイメージする

悩む女性

まず、この仕事を先送りすると

「将来どのような痛みが待っているだろうか?」

と、イメージしてみます。

例えば、

  • 締め切り直前になって深夜残業や休日出勤をしなくてはならなくなる
  • 健康や心身に支障をきたす
  • 締め切り直前に仕事をしても質の悪いアウトプットになる
  • 家族との時間や趣味の時間が取れなくなる

など、どのような痛みが待っているのかを具体的にイメージしてみます。

そうすると、

こんな将来は嫌だ
こんな経験はしたくない

今のうちになんとか行動してみよう!

という気持ちが出てきます。

なぜ、痛みをイメージしたほうがいいかというと

人は常に「快楽を求めて、痛みを回避する」と言われており、快楽よりも痛みの回避を優先する傾向にあるからです。

このことを「快楽と痛みの法則」と呼んだりします。

普段生活しているとあまり気づかないかもしれませんが、意外と身の回りで起きているのです。

例えば、ダイエット。

「◯kgやせたいから、毎日ランニングする」と決めても

ランニングの苦しさを回避したくなるので途中でやめてしまうことは、よくありますよね。

このように痛みを回避する法則を活用するのです。

先ほど例に出したように、仕事を先送りする痛みをイメージすると、それを避けたいという気持ちが出てくるのです。

でも、痛みだけだと、痛みがあるからイヤイヤ動いていることになってしまうので、快楽のイメージも活用していきましょう。

将来の快楽をイメージする

快楽をイメージする人

この仕事を先送りせずに取りかかることで

「将来どのような快楽が待っているだろうか?」

と、イメージしてみます。

例えば

  • 心身ともに健康な状態で生活できている
  • 人事考課の目標が達成できる
  • 仕事を完了させることで昇給昇進できる
  • 家族や友人と過ごす時間が増えて笑顔が増える

など、どのような快楽が待っているのかを具体的にイメージしてみます。

すると

「ちょっと取りかかってみようかな!」

という気持ちが出てきます。

このように、先送りする痛みだけではなくて、得られる快楽もあわせてイメージしてみる。

イメージですから、誰でも頭の中で簡単にできますよね。

こうしたイメージを繰り返しておくと、仕事を先送りせずに自然と行動できるようになります。

②2つの締め切り日を設定する

スケジュール決め

どの仕事でも完了の締め切り日はありますよね。

締め切り日があるから、その日までに完了させようと頑張るし、逆算してなにをしなければならないのか確認したり計算したりできます。

でも、完了の締め切り日しか頭になくて、いつからスタートするのか、着手の締め切り日を決めていないことがありませんか?

仕事に着手する締め切り日を決めていないから、「まだ時間がある」と言い訳して、ズルズルと先送りにしてしまうのです。

なので、仕事をスタートさせる着手日を決めてしまいましょう。

いつから着手して、いつまでに完了させるのか日付を決めてしまうのです。

「着手」と「完了」の2つの締め切り日を決めて管理しておくと

着手日が迫ってきていることを意識できますし、着手日までには完了までの計画を立てる必要も出てきます。

このように着手日と完了日を決めてしまうと、他にもメリットがあります。

それは、目の前の仕事に集中できるようになることです。

あなたは、目の前の仕事をしながらも、頭の中で

「あの仕事どのように進めようか?」
「誰に手伝ってもらおうか?」

などと、別の仕事を考えてしまい集中できないことってないでしょうか?

でも、着手日と完了日を決めてしまえば、その仕事は着手日がくるまで考える必要はなくなります。

決めてしまえばムダなエネルギーを使わずにすみますし、目の前の仕事に注力できます。

③仕事に少しだけ取りかかる

資料を一部作成

人事考課の目標や部署の中長期目標など、重要な仕事になればなるほど腰が重くなりませんか?

そして、先送りすればするほど、どんどん腰が重たくなってしまいます。

こうした悪循環を回避するために、重要な仕事にすこし取りかかったり、事前準備をしておくのです。

例えば、

前日の終業時に

  • 資料の一部だけを作成しておき、机の引き出しの一番に保管しておく
  • 誰かと打合せが必要なら、アポイントだけを取っておく

など、少しだけとりかかったり、準備をしておくと

翌日はスムーズに取りかかれるようになります。

なぜなら、重要な仕事は未経験のものやハードルの高いものであることが多く、動くときにかなりのエネルギーを使います。

でも、前日に少しでも動いていれば、翌日は少しのエネルギーで動き出せるようになります。

さらに、前日に取りかかった仕事を確認すると、「続きをやろう!」と自然に思えてきます。

これは「ツァイガルニク効果」と呼ばれており

「人は完了したことは忘れてしまうが、未完了のことは気になって忘れられない」

と、言われています。

テレビコマーシャルなどで、「続きは明日!」「続きはWEBで!」とか言われると、興味を持ちやすくなりますよね。

重要な仕事に少しだけでも取りかかっておくと、先送りしてしまうことが格段に減るし、次の取りかかりが楽になります。

最後に

忙しく仕事をしていると、どうしても目の前の簡単なこと、緊急なことに目が向いてしまいますよね。

そして、重要だけど緊急ではない仕事は、先送りしてしまいがちです。

でも、社内外で活躍していくためには、この重要な仕事に取りかかっていく必要があります。

重要な仕事は未知の領域であったり、人との交渉が多いなど、ストレスがかかるので腰が重くなることもよくわかります。

そんなときは、今回お伝えした、先送りしない方法をどれかひとつ始めてみてください。

先送りすることがなくなり、締め切り日よりも早く仕事が完了できるようになれば、時間的にも気持ち的にも余裕が生まれます。

生まれた余裕は、自分のキャリアを伸ばしたり、プライベートを充実させるために使えるようになります。

デキる総務と呼ばれるためにも、今回お伝えした先送りをしない方法を活用してみてくださいね。

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