バックオフィスで働く人が社内でスキルアップするには？

バックオフィスで働く人の環境は大きく変わってきました。

ここ数年でクラウドや AI を活用したHRテック企業のサービスが相次いで販売されています。

しかも利用しやすく、導入しやすい価格設定です。

これから定型業務は、こうしたツールによってどんどん省人化が進むでしょう。

つまりは、仕事で言われたことだけをやってると、いずれ取って代わられる可能性が高くなります。

そのため自分でスキルアップして付加価値のある仕事をすることで、会社に貢献していく必要があります。

今回は、どのようにスキルアップしていけばいいのか、その視点ついてお伝えしていきます。

バックオフィスで働く人が社内でスキルアップするには？

バックオフィスの業務は、一昔前も給与ソフトや会計ソフトなどが導入されていましたし、電子申請化されていた手続きもありました。

でもここ数年で勤怠管理や社会保険手続きなどの人事労務分野や、経費精算、会計システムなど経理分野まで幅広く急速に普及してきました。

これからバックオフィスの業務は、確実にこうしたツールやシステムに書き換わっていきます。

バックオフィスの業務がなくなることはありませんが、定型業務は減っていき、これまでとは異なる非定型業務を求められていくことになるでしょう。

では、バックオフィスで働く人が、社内で活躍していくためにはどのようにスキルアップしていけばよいのでしょうか？

目の前の業務を楽（ラク）にしていくことに意識を向ける

バックオフィスの業務は定型業務も多いので、何も疑問を持たずに同じやり方で仕事をこなしてきたことも多いはずです。

まずは、そこに意識を向けていくことをオススメします。

ほんの小さなことからでもいいので、「この仕事をもっと楽にできないだろうか？」と、自問自答していくのです。

例えば、周りに Excel でマクロを作れる人がいれば、その人に作ってもらうでもいいですし、そういう人がいなければ自分で調べてできることをやってみる。

マクロを組むのが難しければ、関数を使った簡単な計算式で対応することでもいいですよね。

すると、ボタンひとつでデータを抽出することができたりする。

時間も短縮できるし、ミスも防げる。

このように自分の仕事をラクにしていくことで、充実感も味わえるし、自己効力感も上がっていきます。

すると、仕事がおもしろくなってきて、もっと自分の仕事をラクにしていきたいと思うようになりますよね。

そうした行動が増えれば、当然自分のスキルアップにもつながります。

スキルアップすることで、会社に貢献していくことができれば、会社に提案するときも説得力が増しますし、自分の視野も広がっていくことになります。

バックオフィスはお金を生まないのか？

私は会社で総務担当者だったとき、ある営業社員から「バックオフィスはお金を生まない。俺たちが食わせてやっている」と言われたことがありました。

定型業務や雑務を引き受け、精一杯やっているのに、こんな言われ方をしたときは悔しくてたまりませんでした。

でもその時は、実際にお金を生み出した経験がなかったので言い返せなかったのです。

あなたは「バックオフィスはお金を生まない」と思いますか？

私は「そんなことはない」と断言できます。

会社への貢献について、お金で考えるとき、どうしても「売上」という数字にとらわれがちですよね。

でも、自分の仕事をラクにし、改善していくことによってコスト削減できるとするならば、それは「利益を出し会社に貢献している」と言えます。

例えば、あなたの会社の利益率が、5%だとしたら

売上を100万円あげることと、コストを5万円下げることは

それぞれ5万円の利益を生み出していることになりますよね。

バックオフィスの業務は、前任者から引き継いだ方法でやっているものや

業務のやり方を見直すこともなく同じやり方でやってきたもの

など、効率化されていない業務もまだまだあるのではないでしょうか？

だからHRテック企業は、この効率化されていない業務に目を向けたわけですよね。

業務をラクにして、効率化できるサービスを販売すれば必ず売れると踏んだから、 AI やクラウドを搭載したサービスを次々投入してきたのです。

でも、こうしたHRテック企業のサービスでは対応できない業務もあるはずです。

そうした業務に通じているのはあなたですから、あなたが動けばコストダウンや効率化につなげることができます。

スキルアップして市場価値を上げるチャンス

AI やクラウド化によってバックオフィスの定型業務がなくなれば「露頭に迷うかも・・」と心配している人がいるかもしれません。

でも、逆に定型業務を自分の仕事から切り離し「非定型業務で付加価値を見出していくことのできるチャンスが増えた」と考えることもできるわけです。

非定型業務は、上司や部下の承認や協力、共感を引き出していかねばならず、難しい一面も出てくるでしょう。

でも、これをチャンスとしてとらえ、自分の仕事をラクにして、会社に貢献できる人材になれば、会社にとってなくてはならない存在になれます。

このコロナ禍によってオンライン会議やリモートワークが普及するにつれて、 AI やクラウドシステムはますます発展を遂げています。

これまでどおり同じやり方で仕事を進めることや定型業務ばかりを続けていけば、近い将来 AI やクラウドシステムに取って代わられる日は近いと思います。

もしあなたが、今の仕事の業務改善をしたり付加価値をつけて新しい仕事を生み出せるようになれば、雇用してくれる会社はいくらでもあるはずです。

会社に雇われる働き方ではなくて、自分で起業したり独立していく道も見えてきます。

そうした人材になるためにも、まずは「目の前の仕事をラクにしていく視点」を持って仕事に取り組んでみてはどうでしょうか。

最後に

バックオフィスの業務は会社にとってなくてはならないものです。

その仕事がなくなることはありませんが、 そのやり方や働き方は大きく変わっていくはずです

世の中は急速に変化していきますので、その変化に対応していかなければいずれ取り残されてしまいます。

そのためには、自分をスキルアップさせていくしかありません。

スキルアップしていけば転職や起業など未来の選択肢を増やすことにも出来ますし、自分自身の仕事人生を豊かで充実したものに変えていくこともできます。

スキルアップに向けて、一緒に動き出していきましょう。