パワハラ相談窓口となった総務担当者が注意すべきポイント

あなたが総務人事担当者なら、きっとパワハラ相談の窓口担当者に任命されていると思います。

法律でパワハラ窓口の設置が義務化されたので、自動的に任命された人がほとんどでしょう。

ですが、こうしてネット検索されているのなら、あなたの会社でなにか問題が起きているのかもしれませんね。

窓口担当者として対応を間違えると問題が大きくなり、裁判沙汰となって会社の信用を傷つけることになるかもしれません。

そうすると担当者としての責任を取らされるか、もしくは負い目を感じ続けることになります。

そこで今回は、窓口担当者として特に注意してほしいポイントをお伝えします。

相談者の心理面を理解しておくと、問題を大きくせずに済みますので参考にしてください。

パワハラに関してはこちらの専門ブログでもお伝えしていますので、よければご覧ください。

パワハラ相談窓口となった総務担当者が注意すべきポイント

速やかに対応すること

パワハラ相談はメールや電話などで寄せられるケースが多いと思います。

相談が寄せられた時点で相談者は、かなり切羽詰まっています。

なぜなら、窓口に相談することで「加害者から報復されるのでは・・・」と恐れて、これまで相談することを躊躇していたからです。

でも、つらくて我慢できず、勇気を出してようやく相談したのです。

なのに、後回しにしたり、何週間も経ってから対応すると、もうその時点であなたに対する信頼はなくなっています。

そうすると、窓口を通り越して先に総務人事の上層部や役員クラスの耳に入るかもしれないし、社外に漏れて問題が大きくなる可能性もあります。

それでは担当者としての役割を果たしていないと判断されて、評価が下がる要因になるかもしれません。

速やかに対応すれば問題が大きくなることを防げます。

被害者の声を「事実」と「感情」にわけて最後まで聴くこと

最後まで話を聴く

被害者からは、いろんなパターンの相談が寄せられます。

相手の態度や言葉が気に入らなかったという一方的な感情や、自分のミスで注意されたことでもパワハラと決めつけて訴えてくることもあるでしょう。

窓口担当者であれば、すぐにパワハラかどうかの判断ができるものもあると思います。

でも、被害者の話は必ず最後まで聴いてください。

途中で「それはパワハラではない」などと断定してしまうと、相手はうちに溜めこんでいた感情が爆発して、弁護士などの外部機関に相談してしまうかもしれません。

弁護士や労働基準監督署が出てくると問題が大きくなるし、対応するあなたの仕事が増えるだけです。

事実と感情を整理しながら聴く

被害者の話を聴くときは、相手の感情に飲み込まれず、冷静に聴きましょう。

被害者の話は、感情的な意見と事実とが入り混じっているケースがよくあります。

まずは事実として「いつ、どこで、どのように、なにを言われたのか」などを把握します。

事実に目を向けてひとつひとつ確認しながら話を聴いてください。

そして、相手から出てくる「辛い、悲しい、苦しいなど」の感情はそのまま受け止めてあげましょう。

「〇〇と言われたから怖かったんですね」

「そんなふうに言われたら悲しくなりますよね」

など、被害者に共感するようにします。

ときおり、被害者の感情に寄り添いすぎて

「その場で言い返してやれば良かったんだよ！」

「私ならきっと〇〇するな！」

など、被害者の話しをさえぎって、自分の意見を言ってしまう人もいますが、自分の意見は置いておいて、聴くことに徹するべきです。

被害者は勇気を振り絞って相談にきており、とにかく話を聴いてほしいのです。

聴くことに徹していると、相手は落ち着いてきますし、事実を把握しやすくなります。

パワハラ問題を解決するには「事実」を把握することが最重要ですから、ここは確認もれのないよう細心の注意を払いましょう。

加害者の声も必ず聴くこと

被害者から聴いた話を最初から事実として考えてしまうと対応を見誤ることがあります。

仕事をするうえで必要な注意だったにも関わらず、過剰反応してパワハラだと訴えてくるケースもあるからです。

窓口担当者としては、第三者として客観的な視点で加害者の話を聴く必要があります。

会社から目をつけられた加害者は自分の立場を守ろうとしますから、自分の都合のよいように話が変化したり、事実と感情、意見が入り混じってしまいます。

なので、被害者の話を聴くときと同様に「事実」と「感情」を整理します。

「いつ、どこで、どのような態度や発言をしたのか」という事実を正確に確認していきましょう。

面談はひとりで行わない

面談するときは、ひとりで行わないほうがいいです。

言った言わないなどもめる要因になるし、話を聞きながらメモするのは大変ですから、聞き漏れがあるかもしれません。

だから、窓口担当者側は複数人で話を聴きましょう。

ひとり総務人事担当者なら、別の部署の上司や同僚でもいいので、協力を依頼して同席してもらうほうがいいです。

複数人で聴いたほうが事実を把握しやすいし聞き漏れも防げます。

それに、ひとりですべての責任を負うことも回避できますから、あなた自身を守ることにもなります。

パワハラかどうかに固執しない

被害者は、加害者がパワハラしてきたと訴えてきます。

担当者としては、加害者の行為が厚労省が出しているパワハラ基準を満たしているか、会社の就業規則に照らして懲戒処分に該当するのかなどを判断することになると思います。

その対応は間違っていないのですが「パワハラに該当しなかった」という判断をして、加害者の行為を不問にすると、あとで問題になる場合があります。

労働法では「会社に対して労働者が生命、身体等の安全を確保しつつ労働できるよう配慮義務（安全配慮義務）」を課しています。

だから、仮にパワハラに該当しなかったとしても、被害者が傷ついており安心して働く環境をつくれないのなら、加害者の行為を止めさせる必要があります。

止めずにそのまま放置していると、あとから安全配慮義務違反で訴えられる可能性もあるので注意してください。

このパワハラ相談スキルはあとから役に立つ

総務人事担当者だから、自動的にパワハラ相談窓口の担当者に任命されてしまいますが

「できるならパワハラ問題などに関わり合いたくない」

「対応してどちらかに恨まれるのはイヤだ」

そんな気持ちになることもあるでしょう。

でも、そのまま放置してしまうと取り返しのつかないことになるかもしれません。

そこで、こんな考え方をしてみるのはどうでしょう？

「この問題を解決できたら、自分にはなにが手に入るだろうか」と考えてみるのです。

そうすると

「パワハラの相談スキルと実績を手に入れることができる」

「事実を見極める目が養われる」

「総務人事担当者としてまたひとつ成長できる」

こんなふうに考えることができれば、パワハラ問題に対応する意識も変わるのではないでしょうか。

「ああ対応するのイヤだな。。」と思っていれば、ネガティブに気持ちになって気が滅入るだけです。

でも「どんな成長ができるかな」と思えれば、視点が変わって行動するエネルギーがわいてきませんか？

同じ仕事をやるにしても意識をどこに向けるかでエネルギーの量が大きく変わってきます。

こんなちょっとした心理スキルを覚えておくと、自分の感情を上手にコントロールできるようになります。

ぜひ活用してみてくださいね。